Lors de la rédaction d’un contrat, si vous avez déjà passé des heures à vérifier si une clause est bien présente et sous quelle forme. Alors vous avez conscience de l’importance d’organiser les contrats au sein d’une contrathèque et de les centraliser de manière intelligente.
Une contrathèque est un outil permettant de centraliser les contrats d’une entreprise. Afin de les gérer de manière autonome et efficace, avec les différents collaborateurs.
A l’image d’un contrat, une contrathèque peut être intelligente !
Utiliser un simple fichier pour suivre vos contrats n’est plus la bonne solution et représente des difficultés majeures. Surtout si vous envisagez de faire avancer votre business à pas sûr.
Le temps consacré pour mettre en place puis mettre à jour vos contrats peut être laborieux avec la progression de l’activité de l’entreprise. Sauf si vous pouvez avoir connaissance de tous les contrats engageant votre entreprise un par un ce qui n’est pas, pratiquement possible.
Dans ce cas, vous aurez besoin d’une contrathèque digitale vous permettant d’accéder à vos contrats en quelques clics. Et de les chercher à travers une barre de recherche et de mettre à disposition vos modèles de contrats à vos clients internes sans craindre de modifications inopportunes. Seuls les champs prédéterminés de vos contrats pourront être modifiés. Ceci implique un gain de temps et d’énergie considérables ainsi que la garantie de votre sécurité juridique.
Qui dit sécurité juridique en matière contractuelle, dit suivi fiable des échéances
Le suivi manuel des échéances augmente la marge d’erreur, parfois inévitable, notamment quand il s’agit d’une échéance importante impliquant des risques opérationnels qui peuvent être lourds pour l’entreprise. D’où la numérisation sécurisée devient indispensable, pour une organisation optimale des échéances.
Quel est l’apport de la digitalisation dans le suivi des échéances ?
En bénéficiant d’une contrathèque digitale, vous serez alertés des échéances des contrats engageants votre entreprise. En effet, toutes les données saisies pour compléter un contrat sont utilisées pour suivre vos échéances, créer vos fiches contrats ou encore piloter votre activité contractuelle à travers un tableau de bord statistiques personnalisé selon votre contrathèque. Afin d’avoir une visibilité ainsi qu’une traçabilité sur la gestion administrative de votre entreprise.
Sans oublier l’aspect collaboratif de la contrathèque digitale, vous permettant de collaborer en temps réel avec vos collaborateurs. Ils disposent d’un accès rapide aux informations, garantissant leur autonomie pour gagner en productivité et en performance.
Pour conclure, la contrathèque digitale permet votre entreprise de relever deux challenges majeurs :
- Améliorer la qualité de travail de vos collaborateurs grâce à une base centralisée, ergonomique et accessible à tous ;
- Minimiser les risques financiers et juridiques par un suivi automatisé des échéances.
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